سوبر فايزر كلمة يسمعها ويرددها معظم شبابنا اليوم، لكن قد يجهل الكثيرون منهم وصفها الدقيق.
سوبر فايزر هي كلمة إنجليزية تُكتب :”supervisor”، وتشير إلى مسمى وظيفي من الفئة الإدارية يقوم به شخص يكون مشرفاً على مجموعة من العمال في المؤسسات المختلفة.
وتتمثل مهمة السوبر فايزر في الربط بين الإدارة العليا والعمال، فيعمل على المتابعة الميدانية والدائمة لشؤون الموظفين وواقع عملهم ومتطلباتهم، والصعوبات التي تواجههم أثناء العمل.
ويسعى لإيصال كافة هذه التفاصيل للإدارة بعد أن يكون قد عَمِلَ على حلّ كل ما يخضع ضمن مسؤولياته.
ويعد من الصعب الوصول لهذا المسمى الوظيفي، فأضف على الحاجة لوجود خبرة عالية في العمل، أنت تحتاج لمهارات خاصة ودورات تدريبية مكثفة، إضافة إلى الكثير من الصفات الشخصية التي يحتاجها الفرد ليكون بموقع الإدارة الفعالة، ويكون قادراً على التنظيم والعمل بكفاءة.
كيف تصبح سوبر فايزر؟
لا تتطلب هذه الوظيفة شهادة جامعية أو مؤهل علمي محدد، إنما يحتاج المشرف إلى الخبرة العالية والممارسة الطويلة وبعض الشهادات الثانوية في الإدارة والتنظيم وبعض شهادات الزمالة.
فهو يجب أن يكون قد أمضى وقتاً طويلاً في المؤسسة قبل أن يتم ترقيته للرتبة الإدارية ليكون على دراية وفهم لجميع سياسات المؤسسة وتفاصيلها.
إضافة لذلك فإنه يحتاج لبعض المهارات الأساسية:
امتلاك خبرة عالية في مهارات التواصل
بصفتك مشرفاً ، سيكون معظم عملك في تماس دائم مع الآخرين، وهذا يحتاجُ منكَ لباقة عالية في الحديث وإيجابية في الشعور، وإضفاء جو المرح لكسر الروتين القاتل.
أضف لذلك أهمية وجود خبرة في التواصل الكتابي ، حيث يجب عليك نقل أفكارك بصورة واضحة كتابياً. ويجب عليك تطبيق مهارات الاستماع الجيّد التي تدل أنك تقدّر وتفهم كامل الحديث الذي تسمعه، وذلك من خلال الإشارات الجسدية فقط ومن غير كلام.
القدرة على التكيف السريع
التغييرات المفاجئة في العمل أمر لا مفر منه، لذلك يجب أن يكون المشرفون قادرين على التعامل مع المشكلات في وقت قياسي، ومن غير توتر.
ستساعدك القدرة على التفكير والتفاعل بسرعة في التغلب على التحديات والاستمرار في قيادة فريقك بكفاءة ، حيث يستخدم المشرف الجيّد استراتيجيات إبداعية لحل المشكلات ويكون مرناً في الظروف غير المتوقعة.
دقة الملاحظة والتوجيه الذكي
السوبر فايزر الناجح هو المعلّم الجيّد، الذي يحرص بشكل مثالي على تدريبِ فريقهِ بكل الوسائل المتاحة. وذلك بعد أن يكون قد رسمَ جدولاً يحتوي كامل ملاحظاته حول إمكانيات الفريق وقدرات كل شخص فيه، ومكان العمل الأمثل لكل منهم بناءً على الخبرة السابقة والكفاءات العلمية والمواهب الإضافية.
بعض المهارات الشخصية المهمة لتتوفّر في السوبر فايزر
- الشخصية القيادية: فهو سيكون بموقع المسؤولية لذلك يحتاج سرعة البديهة والتعامل بذكاء مع المواقف، والقدرة على حل المشكلات.
- القدرة على حل النزاعات: السوبر فايزر مشرف على مجموعة من العمال، لذلك سيحتاج لتقنيات سياسية بالتعامل ليبقى مسيطراً على تنظيم الأفراد.
- مهارة إدارة الوقت: لأن الوقت هو العامل الأهم في العمل، لذلك يجب أن يتمتع المشرف بالقدرة على إدارة الوقت وتسخيره في خدمة العمل.
- السرعة في التعلم: غالباً سيحتاج هذه المهارة كثيراً لكثرة الدورات التي سيحضرها لتدريبه على التقنيات الجديدة وأساليب التواصل الفعال.
- النظرة الثاقبة: يحتاج السوبر فايزر هذه المهارة للنظر في مواهب الأشخاص وتحديد أماكنهم الصحيحة في العمل، إضافة إلى نظرته في الموارد المالية وتحديد المتطلبات ووضع الخطط.
- مهارة الإدارة: لأنه سيكون المشرف على الاجتماعات والمنظم لها، وسيطرح الرؤى بطريقة يجب أن تكون فعالة . ولابدّ أن يتقبل الاقتراحات والانتقادات ويأخذ منها المفيد لسير العمل.
- التفكير الناقد: يتعامل المشرف مع شخصيات عديدة بطرق تفكير مختلفة، وسيتعرّض أيضاً لمسؤوليات من أنماط مختلفة والتفكير النقدي يساعده بأداء مهامه بصورة فعالة.
مهام السوبر فايزر ومسؤولياته
- تنظيم الوقت وجدولة ساعات العمل: حيث يعدّ الوقت العامل الأكثر الأهمية في العمل، والمشرف هو المسؤول عن تنظيم وقت العمال بما يتناسب مع قدرة العامل وكفاءة العمل.
- إدارة العمل: تعدّ واحدة من أهم مسؤوليات السوبر فايزر، وهي الإشراف على الفريق ووضع الخطط ومتابعة سيرها.
- تقديم التقارير للإدارة العليا: تقع على عاتق السوبر فايزر مهام تقديم تقارير مفصّلة عن كل عامل، ومدى كفاءة العمال، والتزام كل فرد بالوقت. وتطور العمّال بعملهم وإخبار الإدارة عن المقصّرين إذا لم يستطع تلافي هذا التقصير. كذلك مشاركة جميع المستجدات الميدانية مع الإدارة العليا.
- حل المشكلات التي تعرقل سير العمل: وهنا تبرز سرعة بديهة المشرف وقدرته على التفكير النقدي، حيث عليه التعامل مع المشكلات، وحلّها بوقت قصير وخبرة عالية.
- تدريب فريق العمل: يعمل المشرف على تدريب أعضاء الفريق على كل التقنيات الجديدة التي يحتاجها فريق العمل. كما يجب على السوبر فايزر تدريب الأعضاء الجدد في العمل، وتوجيه العمّال على سياسات الشركة وواجباتهم في العمل.
- اختيار الموظفين الجدد: وهذا يكون بالتنسيق مع فريق الموارد البشرية على اختيار الموظفين الأكثر كفاءة، والمناسبين لجو العمل.
- مشاركة الآراء: إذْ على المشرف تقديم الرأي والملاحظة البناءة، للعمل بها وإضافتها ضمن الخطط الجديدة، وهذا ينال تقدير الإدارة العليا واهتمامها.
- حفظ النظام: حيث ينطوي ضمن مسؤوليات السوبر فايزر ضمان التزام الفريق بسياسات المؤسسة وقوانينها. وتنبيه المخالف لهذه السياسات، ومعاقبة المقصّر في العمل.
- إضفاء جو الإيجابية والمرح على الفريق: وذلك من خلال تجنب حدوث خلافات بين العمال، وحلّها بطريقة غير متحيّزة لعامل على حساب الأخر. وذلك للمحافظة على محبة العمال لبعضهم.
خطاب التوظيف
نحن نبحث عن مسؤول للإشراف على سير العمل في منشآتنا. الدور معقّد. لن يكون هو / هي مجرد شخص يشرف على عمل الآخرين. المشرف مسؤول أيضاً عن التدريب وحلّ المشكلات والعمل كحلقة وصل بين المرؤوسين والإدارة العليا.
سيكون المرشّح المثالي فرداً كفؤاً قادراً على توجيه وتدريب الموظفين. وسيكون على دراية جيدة بالعمليات التي تقع تحت مسؤولية الدور وسيكون موجِّهاً نحو النتائج وذو تركيز عال.
الهدف هو ضمان تنفيذ العمليات بشكل منتج لضمان الربحية والنمو المستدام.
قد يهمك أيضاً: الاستثمار في تركيا بكافة مجالاته ومميزاته وأهم شروطه وعيوبه
أسئلة شائعة في مقابلات العمل للمسمى الوظيفي سوبر فايزر
تعد مقابلات العمل هاجس كبير لكثير من الأشخاص، لكن هذه المقابلات في الحقيقة لا تحتاج سوى الهدوء والتروّي والإعداد الجيد لها لتكون إجاباتك منطقية ومدروسة بعناية.
و الأن سنقدم لك أبرز الأسئلة الشائعة التي يتم طرحها على المتقدمين لوظيفة سوبر فايزر.
صِف أسلوب إدارتك
يتم طرح هذا السؤال من قبل اللجنة لتحديد مدى قدرتك على التكيّف مع المواقف المختلفة ، وكم تتحمل البقاء هادئاً تحت الضغط وما هي مهارات التفكير الناقد والتفكير الاستراتيجي التي تملكها.
اجعل شرحك دقيقاً وتفصيلياً دون الإسهاب المبالغ فيه، ولا تحاول الحديث كثيراً عن قدراتك الخارقة، بل دع حديثك منطقياً هادئاً بسيطاً.
ما الذي يجعلك مشرفاً جيداً برأيك؟!
إن أداء المهام بدقة هو ما يجعلك مشرفاً جيداً بالتأكيد، ونحن بيّنا لك في هذا المقال جميع المهام المطلوبة من السوبر فايزر، وما عليك سوى شرح كيفية تنفيذك لها وكيف ستضع الخطط المنظمة للقيام بها بدقة.
ركز على مهارة التواصل الفعال في إيصال أفكارك لأنها أحد مهامك المهمة جداً.
كيف ستحل الخلاف بين أعضاء الفريق ؟
عند الإجابة على هذا السؤال تُعد الاستعانة بمثال هي أفضل حلّ، حتى وإن كان مثال وهمي، اشرح بالتفصيل كيف جرى الخلاف وكيف تدخلت لحلّه وكيف توصلت لنتائج مرضية. فهنا ليس الغاية من السؤال معرفة كيف تحلّ الخلافات، إنما معرفة وفهم آلية تفكيرك أثناء الضغط وما السبل التي تسلكها لحلّ المشكلات.
كيف ستقوم بتدريب أحد أعضاء الفريق لأداء وظيفة معينة ؟
إن تدريب أعضاء الفريق أحد مسؤوليات المشرف الأساسية، والطريقة المثلى للإجابة على هذا السؤال هي إظهار حبّك لروح العمل ضمن الفريق وإظهار روح التعاون والمشاركة لديك.
وليس من السيء إظهار بعض نقاط قوتك الأخرى كالصبر وسرعة البديهة ودقة الملاحظة وغيرها لكن دون أن تترك اللجنة تملّ من كثرة شرحك!.
ما هي الطرق التي تراها مناسبة لتحفيز الموظفين وتحسين العمل الجماعي ؟
عند الإجابة على هذا السؤال، ضع في اعتبارك تقديم أمثلة محددة عن كيفية مساعدة الموظفين لتحسين أدائهم، وإبقائهم إيجابيين وتعاونهم فيما بينهم.
على سبيل المثال تحدث كيف ستضع خطة لتحقيق الأهداف، وكيف ستكافئ الفريق عند القيام بمهمة معينة.
أخطاء يجب أن يتجنبها السوبر فايزر الناجح
جميعنا نخطئ ولا يوجد بيننا من هو معصوم عن الخطأ، وهذا أمر مرتبط بالفطرة البشرية. لكن الإنسان الذكي الناجح هو الذي يتعامل مع أخطائه بطريقة صحيحة فيعترف بها ويعمل على إصلاحها.
والمشرف الجيد هو الذي يتعلم من أخطاء أسلافه ويدرسها بعناية ويحاول تجنبها، وفي هذا الصدد سنقدم لك الأخطاء الشائعة الذي لابد أن تواجه كل سوبر فايزر والطرق الذكية لتجنبها:
التردد
ثق بنفسك. فقد وقع الخيار عليك لأنك تمتلك كل المقوّمات والمهارات والخبرة، إذاً لما التردد ؟
ومع ذلك فقد يصاب معظم المشرفين الجدد بحالة من التردد الغوغائي، لا تقلق أبداً فأنت تعرف جميع الحلول، ومع هذا فليس من المعيب طلب المشورة من فريقك وأخذ آرائهم حيث أنّ هذا يبعد عنك التردد ويجعلك أكثر قوة وثقة، أضف لذلك أنه يزيد تقرّبك من فريقك.
عدم وجود خطة وأهداف
بالتأكيد ليس من المطلوب منك أن تبدأ يومك الأول وأنت تضع خططاً للخمس سنوات المقبلة.
لكن بالمقابل يجب أن يكون لديك التصور الكامل عن طبيعة عملك. وهدفاً تطمح بالوصول إليه، وتصوراً جيداً عن المكان الذي يجب أن يصل العمل إليه والخطة المتبعة للوصول إلى هذا المكان.
يومك الأول كسوبر فايزر هو الأساس للإنطلاقة الصحيحة
قد يكون خبر تعيينك كمشرف مفاجئاَ، وقد تتداخل المسؤوليات عند سماع هذا الخبر وتزدحم الأفكار. لكن احرص على الاجتماع مع فريقك كمجموعة كاملة في اليوم الأول ( مرحباً بالجميع، أنا المشرف الجديد، أحبكم جميعاً وسننجح سويةً ).
بغض النظر إن كنت أحد أعضاء هذا الفريق سابقاً أو تعيينك كمشرف لقسم جديد. ولا تنسى جدولة المواعيد الفردية للالتقاء بكل فرد من الفريق على حدىً بعد الاجتماع التعريفي في اليوم الأول.
الإسراع في التغيير وإصلاح جميع المشاكل دفعة واحدة
أنا أفهمك. الفطرة البشرية تحفزنا لإحداث ضجة في المكان الجديد لإثبات الذات. لكن لا تتعجل بذلك فهذا سيرهقك ويتعب موظفيك ويشعرهم بأن كل ما كانوا يفعلونه بالسابق ليس صحيح.
لذلك ابدأ بما يرغب الفريق بتغييره وشاركهم بذلك فهذا سيحفزهم على العمل بنشاط، ومن ثم سيشاركوك التغييرات اللاحقة بكل حب.
عدم إعطاء موظفيك سلطة القيام بالمهام
إن موظفين اليوم أكثر ما يحبطهم هو إتباع الأوامر. لذلك حتى تكون قائداً مميزاً كل ما عليك هو مناقشتهم بالمشروع المقبل وطرح رؤاك وأفكارك وتوجيهاتك. واترك لهم حرية العمل وتابع المستجدات من بعيد.
بالتأكيد سيبذلون أقصى ما بوسعهم لتعزيز ثقتك التي منحتهم إياها، وسترى نتائج أفضل مما كنت تتوقع.
بيئة العمل وطبيعة الدوام
السوبر فايزر هو المسؤول المباشر عن أداء فريقه، هذا يؤدي إلى زيادة الضغط في العمل وتحمل ساعات العمل الطويل التي تزيد عن 40 ساعة في الأسبوع غالباً، وقد يواجه المعيّنون جديداً في هذا المسمى الوظيفي بعض النفور من قبل فريق العمل.
لأن ترقيته تكون مفاجئة وهو أحد أعضاء الفريق سابقاً وبهذا الوقت أصبح رئيساً لهذا الفريق، وهنا يحتم عليه التعامل بذكاء وإضفاء جو المرح والدعابة في الفريق ليتخطى الحواجز ويكسر الحدود بينه وبين الفريق.
راتب السوبر فايزر
يتقاضى الموظفون بهذا المسمى الوظيفي رواتباً مرتفعة، تختلف باختلاف البلد وطبيعة المؤسسة وطبيعة العمل. في بعض الدول يكون متوسط دخل السوبر فايزر في الساعة 27 دولار، أي يتقاضى تقريباً بالشهر 4500 دولار ويُعد هذا دخلاً مرتفعاً.
أما في بعض الدول الأخرى فيكون معدل الراتب السنوي للمشرف بحدود 35000 دولار ويُعد أيضاً دخلاً مرتفعاً بالنسبة لهذه الدول.
فهنا المقارنة تكون شبه مستحيلة ما بين الرواتب واختلافها بين الدول، إلا أن المؤكد هو أن المشرفون يتقاضون رواتب مرتفعة نسبة لرواتب سائر الموظفين في بلدانهم. أضف لذلك حصولهم على مكافئات وحوافز على كل مشروع ناجح يتم القيام به.
ما الفرق بين سوبر فايزر وتيم ليدر ؟
قد يتولى السوبر فايزر مهام التيم ليدر ( قائد الفريق ) في العمل وقد يتواجدون سويّة في نفس الفريق. لكن يوجد فرق كبير في الوظيفة التقنية والمهام بينهم.
- تيم ليدر : هو قائد الفريق ، ويعمل أحياناً كصلة وصل بين السوبر فايزر وأعضاء الفريق. فهو ليس مسؤولاً عن العمل ولا يشترط به الخبرة التقنية بالعمل، إنما وظيفته تقتصر على الإشراف على الفريق وتوجيههم وتحفيزهم والتعامل معهم. فهو يسجل مواعيد الدوام ويضع خطط لمكافئة العمال ويخبر المشرفين بالغياب والتقصير ويحل الخلافات وما شابه لذلك. ويقوم أيضاً بوضع خطط ترفيهية وأنشطة ثانوية لتحفيز العمال في الشركات التي سياساتها تسمح بذلك ويؤمن مستلزمات الفريق.
- سوبر فايزر : هو المشرف على كافة تفاصيل العمل الذي يُعد أحد أجزاءه فريق العمل. فهو مسؤول عن وضع الخطط والاستراتيجيات للسير بالعمل من أول خطواته حتى تسلميه بالكامل، وهنا يشترط وجود الخبرة العالية في تفاصيل العمل وتفاصيل المؤسسة وسياساتها. ويشترط وجود خبرة عالية أيضاً بكل الأعمال التي يقوم بها العمال. فهو الذي سيقوم بتدريب العمال الجدد وهو الذي سيقوم بإدخال التطويرات للعمل.
وهنا يتجلّى فرق شاسع بين العملين فالسوبر فايزر هو المشرف والمسؤول في النهاية عن كل ما ينطوي تحته من فريق ومن أعمال يقوم بها الفريق. بينما لا تقع هذه المسؤوليات على عاتق التيم ليدر.
في الختام نجد إن السوبر فايزر في أي مؤسسة أو بيئة عمل، يقع على عاتقه معظم المسؤولية العملية والإدارية . وهذا ما يجعله تحت ضغط كبير من العمل. وأمام مسؤوليات ومهام كبيرة وتحتاج لجهد كبير.
